Conformément à la législation relative à la protection des données à caractère personnel[1] (ci-après « RGPD »), la société ALLÉES VENUES, société par actions simplifiée, au capital de 126.087,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 385 377 908 et dont le siège social se situe 20 rue du Général Bertrand 75007 Paris - France (ci-après dénommée « Allées Venues »), souhaite informer, en sa qualité de responsable de traitement, les personnes dont les données sont collectées via la fiche individuelle de renseignements (ci- les « Personnes Concernées ») des conditions d’utilisation de leurs données à caractère personnel et des droits dont elles disposent.

 

 

Information des Personnes Concernées

 

La Note est systématiquement portée à la connaissance des Personnes Concernées au moment de remplir la fiche individuelle de renseignements. En remplissant la fiche individuelle de renseignements et en cochant case : « J’ai lu et pris connaissance de la note d’information et de consentement au traitement des données à caractère personnel et je consens à la collecte de mes données » les Personnes Concernées reconnaissent avoir été informées de la manière dont leurs données personnelles sont conservées et traitées par Allées Venues et/ou ses prestataires et consentent à ce traitement.

 

Les Personnes Concernées attestent de la véracité des données fournies et être habilitées à les communiquer.

 

Dans l’hypothèse où les données personnelles ne seraient pas communiquées directement par les Personnes Concernées, la personne complétant la fiche individuelle de renseignements pour les Personnes Concernées devra certifier dans l’onglet approprié de ladite fiche détenir le consentement de ces dernières quant au recueil et au traitement de leurs données personnelles par Allées Venues. 

 

Il est important que les Personnes Concernées conservent la Note, ainsi que toute autre notification concernant la protection de leurs données personnelles qu’Allées Venues serait susceptible de remettre. Allées Venues pourra mettre à jour à tout moment la Note dont les actualisations seront alors communiquées aux Personnes Concernées.

 

 

Collecte et traitement des données personnelles

 

Pour l'exécution de ses services et pour le respect des obligations légales et/ou réglementaires auxquelles Allées Venues est impérativement soumise, cette dernière a besoin de demander aux Personnes Concernées certaines données personnelles lesquelles sont à ce jour les suivantes :

​

• identité complète (nom, prénom, société, fonction),

• adresse personnelle, adresse email et numéro de téléphone (ligne directe/mobile),

• date et lieu de naissance, nationalité,

• informations relatives au passeport (numéro, date d’expiration, pays d’émission, numéro ESTA),

• identité et coordonnées de l’assistante de la Personne Concernée (nom, prénom, ligne directe/mobile, email),

• informations relatives aux programmes de fidélité (Air France et autres compagnies aériennes, SNCF, location de voitures),

• informations sur les moyens de paiement (carte de crédit) et les programmes de fidélité éventuels,

• numéro de permis de conduire, date et lieu de délivrance.

 

Cette liste pourra être modifiée et/ou complétée selon les contraintes légales ou contractuelles s’imposant à Allées Venues.  

 

Si les Personnes Concernées ne fournissent pas certaines informations demandées, Allées Venues ne sera pas en mesure d’exécuter ses services d’agence de voyage et de respecter ses obligations.

 

 

Finalités du traitement  

 

Les données sont traitées aux fins de permettre à Allées Venues d’exécuter ses obligations contractuelles et notamment de procéder aux diligences suivantes :

• créer un profil voyageur dans un fichier informatisé sur la plateforme de la société Amadeus IT Group, S.A. (ci-après « Profil Voyageur »);

• gérer les demandes de devis et les réservations (vols, trains, hôtels, location de voitures etc.) notamment en utilisant la plateforme de la société Amadeus IT Group, S.A. ou auprès de tiers et partenaires (compagnies aériennes et transporteurs ferroviaires, hôteliers, sociétés de location de voitures, chauffeurs etc.);

• gérer la comptabilité et les paiements avec ses prestataires;

• gérer les perturbations de trajets (vols, trains etc.) et les réclamations;

• communiquer et obtenir toutes autorisations requises auprès des services compétents de l’Etat (douanes etc.);

• répondre à ses obligations légales en particulier s’agissant des lois et réglementations en matière de voyage;

• communiquer avec les collaborateurs d’Allées Venues pour la fourniture de ses services;

• répondre aux demandes d’exercice de droits en vertu du RGPD;

• procéder à des analyses statistiques;

De nouveaux traitements ou des modifications de destinataires pourront intervenir à tout moment, sous réserve des dispositions légales applicables. Allées Venues en informera les Personnes Concernées le cas échéant.  

 

 

Conservation, stockage et sécurité

 

La durée de conservation des données personnelles des Personnes Concernées correspond à la durée de la relation contractuelle pour les services d’agence de voyage d’Allées Venues et trois (3) ans après la fin du contrat hors durée requise pour répondre aux obligations légales et réglementaires d’Allées Venues ou durant le temps des prescriptions applicables.

 

Les données personnelles sont enregistrées et stockées dans le Profil Voyageur.   

 

A l’issue d’une période d’inactivité de trois (3) ans les données personnelles du Profil Voyageur sont automatiquement supprimées.

 

Des mesures de sécurité et de contrôle sont mises en place afin d’éviter que les données personnelles ne soient par exemple perdues, détruites, modifiées par erreur ou divulguées à des personnes qui n’ont pas la qualité pour y accéder, notamment lors de leur transfert.

 

Ces mesures peuvent comprendre la mise en place d’un accès limité aux données personnelles, de garanties contractuelles en cas de recours à des prestataires externes, de mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, antivirus, pare-feu etc.) et le recours à l’anonymisation.

 

 

Partage des données personnelles

 

Les données personnelles des Personnes Concernées sont partagées en interne uniquement aux personnes habilitées, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions. En tout état de cause, ces personnes sont soumises à une obligation de confidentialité.

 

Allées Venues partage également les données des Personnes Concernées notamment avec des sous-traitants, partenaires, fournisseurs externes (Amadeus IT Group, S.A, IGA Voyage), des prestataires informatiques et de paiement (CIC Monetico, Caisse d’épargne), des compagnies aériennes (Easyjet, Transavia, Vueling etc.) ainsi que différents prestataires pour l’organisation des voyages (hôteliers, société pour les demandes de visas, sociétés de location de voitures, chauffeurs etc.). a liste des destinataires peut être consultée à tout moment sur demande des Personnes Concernées.

 

Dans le cadre d’un changement de contrôle d’Allées Venues, d’une acquisition, d’une procédure collective ou d’une vente des actifs d’Allées Venues, les données collectées pourront faire l’objet d’un transfert à des tiers.

 

Dans le cas où cela est exigé par la loi, le consentement des Personnes Concernées sera recueilli ou une possibilité de refus sera aménagée avant toute transmission de données.

 

Enfin, pour l’exécution des services d’Allées Venues, un transfert des données des Personnes Concernées en dehors de l’Espace Economique Européen (l’« EEE ») pourrait être réalisé, ce notamment via les prestataires Amadeus IT Group, S.A et IGA Voyage. Le cas échéant, tout transfert de ces données en dehors de l’EEE est effectué moyennant des garanties appropriées, notamment contractuelles, techniques et organisationnelles, en conformité avec le RGPD.

 

Droits des Personnes Concernées  

 

Les Personnes Concernées disposent de droits relatifs à leurs données personnelles à savoir:

​

• le droit d’accès à leurs données,

• le droit à la rectification et/ou à la mise à jour de données incorrectes ou incomplètes,

• le droit à l’effacement, la limitation ou l’arrêt de traitement de leurs données,

• le droit d’opposition au traitement de leurs données,

• le droit de révoquer leur consentement à tout moment,

• le droit à la portabilité de leurs données.

 

Les Personnes Concernées souhaitant exercer leurs droits peuvent envoyer leur demande par email ou par courrier aux adresses suivantes du DPO : julien@alleesvenues.fr

 

En cas d’exercice de l’un de ces droits, la Personne Concernée devra faire parvenir à Allées Venues les éléments nécessaires à son identification : nom, prénom, e-mail et éventuellement son adresse postale. Des justificatifs au soutien de la demande pourront être demandés si cela est nécessaire.

 

Allées Venues s’engage alors à répondre dans un délai maximum d’un (1) mois suivant la réception de la demande complète de la Personne Concernée. En raison de la complexité de la demande et/ou du nombre de demandes, ce délai pourra être porté à deux (2) mois à la condition qu’Allées Venues informe la Personne Concernée dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de sa demande des motifs du report.

 

Les Personnes Concernées disposent en tout état de cause du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de l'autorité de contrôle compétente si elles l’estiment nécessaire.

 

Loi applicable

 

La Note est soumise à la loi française.

 

 

[1] Loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978, modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, de son décret d'application n° 2018-687 du 1er août 2018 et du Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles du 25 mai 2018.